Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist der Betreiber des Label Operations System (LOS):

[Rechtlicher Betreiber — z. B. Good Kid Music GmbH / Aura Records]
[Straße & Hausnummer], [PLZ Ort], Deutschland
E-Mail: [datenschutz@…]
(Diese Angaben vor der Veröffentlichung durch die echten Werte ersetzen.)

LOS ist eine interne Betriebsplattform für die Mitarbeitenden von Aura Records und Good Kid. Der Zugang ist passwortgeschützt und auf eingeladene Nutzer:innen beschränkt. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von LOS verarbeitet werden — mit besonderem Fokus auf Daten, die aus einem optional verbundenen Google-Postfach stammen.

Administrator:innen können in LOS optional ein Google-Postfach verbinden, um eingehende Lieferantenrechnungen automatisch zu erfassen. Die Verbindung erfolgt über die offizielle Google-OAuth-Anmeldung. Dabei wird ausschließlich der Lesezugriffgmail.readonlyangefordert.

Konkret verarbeitet LOS aus dem verbundenen Postfach:

• Absender, Betreff und Datum eingehender E-Mails,
• PDF-Anhänge eingehender E-Mails (Lieferantenrechnungen).

LOS liest diese Daten ausschließlich. Es werden über LOS keine E-Mails gesendet, verändert, markiert oder gelöscht. Andere Inhalte des Postfachs werden nicht ausgewertet.

Die gelesenen Rechnungs-PDFs werden verarbeitet, um Rechnungsdaten (z. B. Lieferant, Datum, Betrag, Positionen) automatisiert zu extrahieren und daraus in LOS einen Rechnungs-Entwurf zu erstellen. Jeder Entwurf wird anschließend manuell von Mitarbeitenden geprüft und freigegeben. Es findet keine vollautomatische Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Verarbeitung eingehender Lieferantenrechnungen) sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Nutzung und Weitergabe der über Google-APIs erhaltenen Informationen durch LOS entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

LOS' use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Insbesondere werden die aus Gmail erhaltenen Daten:

• ausschließlich zur Bereitstellung der oben beschriebenen Funktion verwendet,
• nicht an Dritte übertragen, außer soweit zur Funktion erforderlich (siehe 7),
• nicht für Werbung verwendet und nicht verkauft,
• nicht von Menschen gelesen, außer mit ausdrücklicher Zustimmung, zu Sicherheitszwecken, zur Einhaltung geltenden Rechts oder in aggregierter/anonymisierter Form für den Betrieb.

Das bei der Verbindung erhaltene Google-Refresh-Token wird verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert und ausschließlich zum Abruf der Rechnungs-Mails verwendet. Rechnungs-PDFs und extrahierte Daten werden in der von LOS genutzten Cloud-Infrastruktur (Google Cloud Platform, Region EU) gespeichert.

Zur automatischen Erkennung der Rechnungsinhalte wird der Inhalt der PDF an einen KI-Dienst (Anthropic) übermittelt; dieser verarbeitet die Daten weisungsgebunden und nutzt sie nicht zum Training. Es bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungs-Verhältnisse.

Administrator:innen können ein verbundenes Postfach jederzeit in LOS unter „Einstellungen → Integrationen" entfernen. Dabei wird das gespeicherte Token gelöscht und kein weiterer Zugriff erfolgt. Der Zugriff kann zusätzlich jederzeit im Google-Konto unter „Drittanbieter-Zugriff" widerrufen werden. Erfasste Rechnungsentwürfe und Buchungsbelege werden gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen vorgehalten.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der unter Punkt 1 genannten E-Mail-Adresse.